Wenn ein Leasingvertrag ausläuft, muss das Fahrzeug zum vereinbarten Zeitpunkt an den Leasinggeber oder den zuständigen Rücknahmepartner zurückgegeben werden. Für Unternehmen bedeutet das häufig mehr als nur die Übergabe eines Autos. Gerade bei mehreren Firmenfahrzeugen müssen Rückgabetermine überwacht, Unterlagen zusammengestellt, Fahrzeugzustände geprüft und die notwendigen Fahrzeugbewegungen organisiert werden.
Besonders anspruchsvoll wird die Leasingrückgabe, wenn mehrere Fahrzeuge zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgetauscht werden oder verschiedene Unternehmensstandorte beteiligt sind. Dann müssen interne Ansprechpartner, Leasinggesellschaften, Autohäuser und gegebenenfalls externe Dienstleister miteinander abgestimmt werden.
Wer die Leasingrückgabe rechtzeitig vorbereitet, kann den organisatorischen Aufwand reduzieren und vermeidet, dass wichtige Aufgaben erst kurz vor dem Vertragsende erledigt werden. Eine strukturierte Planung schafft Übersicht über Fristen, Zuständigkeiten und notwendige Maßnahmen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Unternehmen eine Leasingrückgabe vorbereiten, welche Unterlagen und Fahrzeugdetails wichtig sind und wie sich die Abholung, Überführung und Rückgabe von Firmenfahrzeugen organisieren lässt.
Warum sollten Unternehmen die Leasingrückgabe frühzeitig vorbereiten?
Das Ende eines Leasingvertrags steht in der Regel bereits bei Vertragsabschluss fest. Trotzdem wird die tatsächliche Rückgabe im betrieblichen Alltag häufig erst dann intensiver vorbereitet, wenn der Termin näher rückt. Das kann zu unnötigem Zeitdruck führen.
Vor der Rückgabe müssen verschiedene Informationen geprüft und organisatorische Aufgaben erledigt werden. Dazu gehören die Abstimmung des Rückgabetermins, die Klärung des Rückgabeortes, die Zusammenstellung der Fahrzeugunterlagen und die Vorbereitung des Fahrzeugs.
Bei Firmenwagen kommt hinzu, dass das Fahrzeug möglicherweise noch einem Mitarbeiter zugeordnet ist oder für laufende betriebliche Aufgaben benötigt wird. Es muss deshalb nicht nur die Rückgabe selbst, sondern auch die weitere Fahrzeugversorgung geplant werden.
Eine frühzeitige Vorbereitung hilft insbesondere dabei:
- Leasinglaufzeiten und Rückgabefristen einzuhalten
- Vertragliche Vorgaben rechtzeitig zu prüfen
- Den Fahrzeugzustand vor der Rückgabe zu kontrollieren
- Fehlende Unterlagen oder Fahrzeugausstattung zu identifizieren
- Rückgabetermine mit dem Leasinggeber abzustimmen
- Die Fahrzeugübergabe organisatorisch vorzubereiten
- Die Abholung und Überführung des Fahrzeugs zu koordinieren
- Ein Ersatzfahrzeug rechtzeitig bereitzustellen
Je größer der Fuhrpark ist, desto wichtiger wird eine zentrale Übersicht über alle anstehenden Leasingrückgaben.
Wann sollte man mit der Vorbereitung der Leasingrückgabe beginnen?
Der passende Zeitpunkt für die Vorbereitung hängt von den vertraglichen Vereinbarungen, dem Zustand des Fahrzeugs und den internen Abläufen des Unternehmens ab. Grundsätzlich empfiehlt es sich, nicht bis zum letzten Vertragsmonat zu warten.
Bei Firmenfahrzeugen sollte die Rückgabe idealerweise bereits mehrere Wochen oder Monate vor dem Vertragsende in die Fuhrparkplanung aufgenommen werden. So bleibt genügend Zeit, um offene Fragen zu klären und die notwendigen Schritte einzuleiten.
Eine mögliche zeitliche Orientierung sieht folgendermaßen aus:
Drei bis sechs Monate vor Vertragsende
In diesem Zeitraum sollten Unternehmen zunächst einen Überblick über die anstehenden Rückgaben erstellen. Dabei werden die betroffenen Fahrzeuge, Vertragslaufzeiten und zuständigen Ansprechpartner erfasst.
Folgende Aufgaben können bereits erledigt werden:
- Leasingverträge und Rückgabebedingungen prüfen
- Vertragsende und mögliche Fristen dokumentieren
- Vereinbarten Rückgabeort feststellen
- Verfügbarkeit eines Nachfolgefahrzeugs klären
- Interne Fahrzeugzuordnung überprüfen
- Voraussichtlichen organisatorischen Aufwand einschätzen
Bei mehreren Leasingfahrzeugen empfiehlt sich eine gemeinsame Übersicht, damit keine Rückgabe übersehen wird.
Vier bis acht Wochen vor der Rückgabe
Je näher das Vertragsende rückt, desto konkreter sollte die Vorbereitung werden. Unternehmen können jetzt den Rückgabetermin abstimmen, die Fahrzeugunterlagen prüfen und den Zustand des Fahrzeugs kontrollieren.
Außerdem sollte geklärt werden, wer das Fahrzeug zum Rückgabeort bringt und wie die Übergabe organisiert wird.
In den letzten Tagen vor dem Rückgabetermin
Kurz vor der Rückgabe sollten alle vereinbarten Maßnahmen abgeschlossen sein. Das Fahrzeug sollte entsprechend den Vorgaben des Leasinggebers vorbereitet und die erforderlichen Unterlagen sollten vollständig zusammengestellt sein.
Auch die tatsächliche Fahrzeugbewegung muss verbindlich abgestimmt sein. Dazu gehören der Abholzeitpunkt, der Übergabeort und die Erreichbarkeit der beteiligten Ansprechpartner.
Die genannten Zeiträume sind eine organisatorische Orientierung. Maßgeblich sind immer die konkreten Vertragsbedingungen und die Vorgaben des Leasinggebers.
Leasingvertrag prüfen: Welche Regelungen sind für die Rückgabe wichtig?
Bevor Unternehmen ein Leasingfahrzeug zurückgeben, sollten sie die vertraglichen Vereinbarungen noch einmal sorgfältig prüfen. Denn die Bedingungen für die Rückgabe können je nach Leasingvertrag und Anbieter unterschiedlich ausfallen.
Wichtig ist insbesondere, welche Anforderungen an den Fahrzeugzustand gestellt werden, wo das Fahrzeug zurückgegeben werden muss und welche Unterlagen oder Ausstattungsbestandteile mit übergeben werden sollen.
Vertragsende und Rückgabefristen
Zunächst sollte das vereinbarte Vertragsende überprüft werden. Unternehmen sollten klären, zu welchem Zeitpunkt das Fahrzeug spätestens zurückgegeben werden muss und ob eine gesonderte Terminvereinbarung erforderlich ist.
Bei mehreren Leasingfahrzeugen empfiehlt es sich, alle Vertragsenden in einer zentralen Übersicht zu dokumentieren. So können Rückgaben rechtzeitig geplant und Überschneidungen berücksichtigt werden.
Rückgabeort und zuständiger Ansprechpartner
Leasingfahrzeuge werden je nach Vereinbarung bei einer Leasinggesellschaft, einem Autohaus, einem Rücknahmepartner oder an einem anderen festgelegten Standort zurückgegeben.
Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig klären:
- Wo muss das Fahrzeug zurückgegeben werden?
- Wer ist für die Rücknahme zuständig?
- Ist eine vorherige Terminvereinbarung erforderlich?
- Welche Übergabezeiten sind vorgesehen?
- Welche Ansprechpartner sind vor Ort erreichbar?
Diese Angaben sind auch für die spätere Organisation der Fahrzeugüberführung wichtig.
Vereinbarte Kilometerleistung überprüfen
Bei Leasingverträgen mit vereinbarter Kilometerleistung sollte der aktuelle Kilometerstand mit den vertraglichen Angaben verglichen werden. Unternehmen können dadurch frühzeitig erkennen, ob die vereinbarte Laufleistung eingehalten wird oder Abweichungen bestehen.
Welche Auswirkungen eine Über- oder Unterschreitung hat, hängt von den jeweiligen Vertragsbedingungen ab. Deshalb sollten die entsprechenden Regelungen rechtzeitig geprüft werden.
Regelungen zum Fahrzeugzustand berücksichtigen
Ein wichtiger Bestandteil der Leasingrückgabe ist die Bewertung des Fahrzeugzustands. Unternehmen sollten prüfen, welche Anforderungen im Vertrag oder in den Rückgaberichtlinien festgelegt sind.
Dabei kann es unter anderem um Beschädigungen, Gebrauchsspuren, fehlende Ausstattungsbestandteile oder den Zustand des Innenraums gehen.
Eine frühzeitige Prüfung schafft Transparenz darüber, ob vor der Rückgabe noch Maßnahmen erforderlich sind.
Fahrzeugzustand vor der Leasingrückgabe überprüfen
Vor der Rückgabe sollte das Leasingfahrzeug gründlich kontrolliert werden. Ziel ist es, den aktuellen Zustand zu dokumentieren und mögliche Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen.
Unternehmen sollten dabei zwischen normalen Gebrauchsspuren und möglichen Beschädigungen unterscheiden. Welche Abweichungen bei der Rückgabe akzeptiert werden, richtet sich nach den jeweiligen Vertragsbedingungen und den vereinbarten Bewertungsmaßstäben.
Karosserie und Lack kontrollieren
Die Außenflächen des Fahrzeugs sollten auf sichtbare Schäden und Auffälligkeiten überprüft werden. Dazu gehören beispielsweise:
- Kratzer und Lackbeschädigungen
- Dellen und Beulen
- Schäden an Stoßfängern
- Beschädigungen an Türen und Kotflügeln
- Schäden an Spiegeln und Anbauteilen
- auffällige Beschädigungen an Scheiben und Leuchten
Bei der Prüfung sollte nicht nur der sichtbare Schaden selbst, sondern auch seine Position und sein Umfang dokumentiert werden.
Innenraum und Fahrzeugausstattung prüfen
Auch der Innenraum sollte vor der Rückgabe kontrolliert werden. Besonders bei Firmenfahrzeugen, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden, können sich im Laufe der Vertragszeit unterschiedliche Gebrauchsspuren ergeben.
Zu den relevanten Prüfpunkten gehören:
- Sitze und Sitzbezüge
- Armaturenbrett und Mittelkonsole
- Türverkleidungen
- Teppiche und Fußmatten
- Kofferraum und Laderaum
- Bedienelemente und Innenausstattung
- Gerüche oder auffällige Verschmutzungen
Darüber hinaus sollte geprüft werden, ob alle vertraglich vorgesehenen Ausstattungsbestandteile vorhanden sind.
Reifen und Felgen überprüfen
Reifen und Felgen gehören ebenfalls zu den Bereichen, die vor einer Leasingrückgabe kontrolliert werden sollten. Unternehmen sollten insbesondere auf sichtbare Beschädigungen, den allgemeinen Zustand und die vorhandenen Radsätze achten.
Wenn Sommer- und Winterräder zum Leasingumfang gehören, sollte geprüft werden, ob beide Radsätze vollständig vorhanden sind und wie sie gemäß den vertraglichen Vereinbarungen zurückgegeben werden müssen.
Technische Auffälligkeiten dokumentieren
Bekannte technische Probleme oder Warnmeldungen sollten nicht ignoriert werden. Unternehmen sollten dokumentieren, welche Auffälligkeiten während der Nutzung festgestellt wurden und ob bereits eine Werkstattprüfung oder Reparatur erfolgt ist.
Die technische Beurteilung und gegebenenfalls erforderliche Instandsetzung sollten durch einen geeigneten Fachbetrieb erfolgen. Eine eigenständige Reparatur ist nicht in jedem Fall sinnvoll oder zulässig.
Fahrzeugzustand fotografisch festhalten
Eine Fotodokumentation kann helfen, den Zustand des Fahrzeugs vor der Rückgabe nachvollziehbar festzuhalten. Sinnvoll sind Aufnahmen der Außenflächen, des Innenraums, der Felgen und bereits vorhandener Beschädigungen.
Die Fotos sollten möglichst übersichtlich und eindeutig dem jeweiligen Fahrzeug zugeordnet werden. Bei mehreren Firmenwagen ist es hilfreich, Kennzeichen oder eine interne Fahrzeugnummer in der Dokumentation festzuhalten.
Die eigene Dokumentation ersetzt allerdings nicht das offizielle Rückgabeprotokoll oder eine vereinbarte Begutachtung durch den Leasinggeber beziehungsweise dessen Rücknahmepartner.
Welche Unterlagen und Ausstattungsbestandteile müssen bei der Leasingrückgabe vorhanden sein?
Vor der Fahrzeugrückgabe sollten Unternehmen alle relevanten Dokumente und Ausstattungsbestandteile zusammenstellen. Welche Unterlagen tatsächlich benötigt werden, hängt vom jeweiligen Vertrag und den Vorgaben des Rücknahmepartners ab.
Eine frühzeitige Kontrolle verhindert, dass wichtige Dokumente oder Fahrzeugbestandteile am Rückgabetag fehlen.
Fahrzeugunterlagen
Zu den möglichen Unterlagen gehören:
- Zulassungsbescheinigung Teil I, sofern sie entsprechend den Vorgaben zurückzugeben ist
- Bedienungsanleitung und Bordunterlagen
- Service- und Wartungsnachweise
- gegebenenfalls vorhandene Reparaturbelege
- weitere vertraglich vereinbarte Dokumente
Unternehmen sollten vorab prüfen, welche Unterlagen tatsächlich mit dem Fahrzeug übergeben werden müssen. Dokumente sollten nicht vorsorglich ausgehändigt werden, wenn sie laut Vereinbarung beim Unternehmen verbleiben sollen.
Schlüssel und Fahrzeugzubehör
Neben den Unterlagen sollte auch die Vollständigkeit des Fahrzeugzubehörs geprüft werden. Dazu können je nach Fahrzeug und Vertrag gehören:
- alle vorhandenen Fahrzeugschlüssel
- Fernbedienungen und weitere Zugangsmittel
- gegebenenfalls vorhandene Radsätze
- Ladekabel bei Elektro- und Plug-in-Hybridfahrzeugen
- Werkzeug und Bordausstattung
- vorgesehenes Zubehör und Sonderausstattung
Besonders bei Firmenwagen, die von mehreren Mitarbeitern genutzt wurden, empfiehlt sich eine rechtzeitige Bestandsaufnahme. Fehlende Schlüssel oder Zubehörteile können sonst erst unmittelbar vor der Rückgabe auffallen.
Leasingfahrzeug vor der Rückgabe reinigen und vorbereiten
Ein Leasingfahrzeug sollte in einem Zustand zurückgegeben werden, der eine ordnungsgemäße Begutachtung ermöglicht. Dazu gehört in der Regel, dass das Fahrzeug ausreichend sauber ist und alle relevanten Bereiche zugänglich sind.
Eine Reinigung ersetzt zwar keine technische oder optische Prüfung, erleichtert aber die Sichtkontrolle bei der Rückgabe.
Außenreinigung und Innenraumreinigung
Vor der Übergabe empfiehlt sich eine gründliche Reinigung der Karosserie, der Scheiben und des Innenraums. Dadurch können vorhandene Beschädigungen besser erkannt und dokumentiert werden.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen stark beanspruchte Bereiche wie Fußräume, Sitze, Kofferraum und Laderaum.
Firmenbeschriftungen und Folierungen prüfen
Viele Unternehmen nutzen Leasingfahrzeuge mit Firmenbeschriftungen, Logos oder Fahrzeugfolierungen. Vor der Rückgabe sollte geklärt werden, ob diese entfernt werden müssen und welche Anforderungen dafür gelten.
Eine Entfernung sollte fachgerecht erfolgen, damit keine zusätzlichen Schäden oder Rückstände entstehen. Die vertraglichen Vorgaben des Leasinggebers sind dabei maßgeblich.
Persönliche Gegenstände und betriebliche Materialien entfernen
Vor der Rückgabe sollten alle persönlichen Gegenstände und betrieblichen Materialien aus dem Fahrzeug entfernt werden. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen, Arbeitsmittel, Werkzeuge, Warnwesten, Ladekarten und weitere Gegenstände, die nicht zum vereinbarten Fahrzeugumfang gehören.
Bei Firmenfahrzeugen sollte außerdem geprüft werden, ob betriebliche Geräte, Karten oder Zugangsmedien zurückgegeben oder deaktiviert werden müssen.
Leasingrückgabe bei mehreren Firmenfahrzeugen organisieren
Wenn ein Unternehmen nur ein einzelnes Leasingfahrzeug zurückgibt, lässt sich die Organisation häufig relativ einfach gestalten. Bei mehreren Fahrzeugen steigt der Aufwand jedoch deutlich.
Unterschiedliche Vertragslaufzeiten, Rückgabeorte und Fahrzeugnutzer müssen berücksichtigt werden. Gleichzeitig darf die betriebliche Mobilität nicht unnötig beeinträchtigt werden.
Deshalb empfiehlt sich eine zentrale Planung aller anstehenden Leasingrückgaben.
Alle Leasingfahrzeuge zentral erfassen
Im ersten Schritt sollten Unternehmen eine Übersicht über alle Fahrzeuge erstellen, deren Leasingverträge in absehbarer Zeit enden.
Die Übersicht kann beispielsweise folgende Angaben enthalten:
- Kennzeichen und Fahrzeugmodell
- interne Fahrzeugnummer
- Leasinggeber oder Vertragspartner
- Vertragsende
- vorgesehener Rückgabeort
- aktueller Nutzer oder Standort
- zuständiger Ansprechpartner
- geplanter Rückgabetermin
- aktueller Vorbereitungsstatus
Dadurch erkennen die Verantwortlichen auf einen Blick, welche Rückgaben anstehen und wo noch organisatorischer Handlungsbedarf besteht.
Rückgabetermine aufeinander abstimmen
Wenn mehrere Fahrzeuge innerhalb eines kurzen Zeitraums zurückgegeben werden, sollten die Termine frühzeitig miteinander abgestimmt werden. Das gilt insbesondere dann, wenn verschiedene Mitarbeiter oder Unternehmensstandorte beteiligt sind.
Eine gebündelte Planung kann helfen, interne Abläufe besser zu koordinieren und unnötige Einzelabstimmungen zu vermeiden.
Fahrzeugnutzer rechtzeitig informieren
Firmenfahrzeuge sind häufig einzelnen Mitarbeitern zugeordnet. Diese sollten rechtzeitig über den anstehenden Fahrzeugwechsel und den geplanten Rückgabetermin informiert werden.
So bleibt ausreichend Zeit, um persönliche Gegenstände zu entfernen, betriebliche Materialien zurückzugeben und gegebenenfalls ein Ersatzfahrzeug zu übernehmen.
Nachfolgefahrzeuge und Mobilität berücksichtigen
Bei der Leasingrückgabe sollte nicht nur das auslaufende Fahrzeug betrachtet werden. Unternehmen müssen auch klären, wie die Mobilität des bisherigen Nutzers nach der Rückgabe sichergestellt wird.
Wird ein neues Fahrzeug bereitgestellt, müssen dessen Abholung und Übergabe mit der Rückgabe des bisherigen Fahrzeugs abgestimmt werden. Bei zeitlichen Überschneidungen kann es erforderlich sein, die Übergangsphase gesondert zu planen.
Fahrzeugüberführung zur Leasingrückgabe organisieren
Ein häufig unterschätzter Bestandteil der Leasingrückgabe ist die eigentliche Fahrzeugbewegung zum Rückgabeort. Das Fahrzeug muss rechtzeitig und entsprechend den vereinbarten Vorgaben bei der Leasinggesellschaft, dem Autohaus oder dem Rücknahmepartner eintreffen.
Bei Unternehmen mit mehreren Standorten kann diese Aufgabe zusätzlichen Aufwand verursachen. Das gilt insbesondere dann, wenn der Fahrzeugnutzer nicht am Rückgabeort arbeitet oder das Fahrzeug an einem anderen Unternehmensstandort stationiert ist.
Die Fahrzeugüberführung sollte deshalb frühzeitig in die Rückgabeplanung aufgenommen werden.
Wer bringt das Leasingfahrzeug zurück?
Grundsätzlich kann das Unternehmen die Rückführung selbst organisieren oder einen externen Dienstleister mit der Fahrzeugüberführung beauftragen. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der Entfernung, den verfügbaren internen Kapazitäten und den Anforderungen an die Übergabe ab.
Bei einer internen Lösung muss ein Mitarbeiter das Fahrzeug zum Rückgabeort bringen. Anschließend ist gegebenenfalls eine Rückfahrt oder Weiterreise zu organisieren.
Bei einer externen Überführung kann die Fahrzeugbewegung separat vergeben werden. Interne Mitarbeiter müssen dann nicht selbst für die gesamte Fahrt eingeplant werden.
Fahrzeugabholung am Unternehmensstandort
Eine externe Überführung kann beispielsweise damit beginnen, dass das Leasingfahrzeug am Unternehmensstandort abgeholt wird. Dafür müssen ein geeigneter Termin, der genaue Standort und ein Ansprechpartner vor Ort vereinbart werden.
Bei mehreren Firmenfahrzeugen können die Abholungen nach Möglichkeit gebündelt oder zeitlich aufeinander abgestimmt werden.
Fahrzeugzustellung beim Leasinggeber oder Rücknahmepartner
Nach der Abholung wird das Fahrzeug zum vereinbarten Rückgabeort überführt. Wichtig ist, dass die Ankunft mit den dortigen Übergabezeiten und den organisatorischen Vorgaben abgestimmt ist.
Unternehmen sollten vorab klären, ob der externe Dienstleister das Fahrzeug lediglich zustellt oder ob er auch die formale Rückgabe und die Unterzeichnung von Übergabeunterlagen übernehmen soll. Solche Aufgaben müssen ausdrücklich vereinbart und entsprechend autorisiert sein.
Rückmeldung nach der Überführung
Nach Abschluss der Fahrzeugbewegung sollte eine vereinbarte Rückmeldung erfolgen. So kann das Unternehmen nachvollziehen, ob das Fahrzeug am vorgesehenen Ort angekommen ist und ob die Übergabe wie geplant durchgeführt wurde.
Die eigentliche Rücknahme und Zustandsbewertung durch den Leasinggeber oder dessen Rücknahmepartner bleiben davon getrennte Vorgänge.
Leasingrückgabe selbst durchführen oder extern organisieren?
Unternehmen haben grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten, die Rückgabe ihrer Leasingfahrzeuge zu organisieren. Welche Variante am besten geeignet ist, hängt von den internen Ressourcen und den jeweiligen Anforderungen ab.
Rückgabe durch eigene Mitarbeiter
Bei einer internen Rückgabe übernimmt ein Mitarbeiter die Fahrt zum vereinbarten Rückgabeort. Diese Variante kann sinnvoll sein, wenn die Entfernung überschaubar ist und die benötigten Kapazitäten zur Verfügung stehen.
Allerdings muss die Arbeitszeit für die Fahrt berücksichtigt werden. Bei längeren Strecken kommen gegebenenfalls zusätzliche organisatorische Aufwendungen für die Rückreise hinzu.
Fahrzeugüberführung durch einen externen Dienstleister
Alternativ kann das Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Überführung beauftragen. Das Fahrzeug wird dann beispielsweise am Unternehmensstandort abgeholt und zum vereinbarten Rückgabeort gebracht.
Diese Lösung kann insbesondere dann interessant sein, wenn mehrere Fahrzeuge zurückgegeben werden, größere Entfernungen zurückzulegen sind oder interne Mitarbeiter für andere Aufgaben benötigt werden.
Welche Variante ist wirtschaftlicher?
Für einen sinnvollen Vergleich sollten Unternehmen nicht nur die direkten Kosten einer externen Überführung betrachten. Auch der interne Zeitaufwand spielt eine Rolle.
Zu den möglichen internen Aufwendungen gehören:
- Arbeitszeit des Mitarbeiters für die Überführungsfahrt
- Organisation der Rückreise
- Abstimmung mit dem Rücknahmepartner
- Terminplanung und interne Kommunikation
- Auswirkungen auf die eigentlichen Arbeitsaufgaben
Die Kosten einer externen Leistung sollten diesen Aufwendungen gegenübergestellt werden. Erst dann lässt sich beurteilen, welche Variante für das Unternehmen sinnvoller ist.
Typische Fehler bei der Leasingrückgabe vermeiden
Viele Schwierigkeiten bei der Rückgabe entstehen durch eine zu späte Vorbereitung oder unklare Zuständigkeiten. Gerade bei Firmenfahrzeugen können solche Versäumnisse zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand führen.
Zu den typischen Fehlern gehören:
Rückgabefristen werden zu spät berücksichtigt
Wenn das Vertragsende nicht zentral überwacht wird, kann die Vorbereitung unnötig unter Zeitdruck geraten. Unternehmen sollten deshalb alle Leasinglaufzeiten dokumentieren und frühzeitig Erinnerungen einrichten.
Vertragliche Rückgabebedingungen werden nicht geprüft
Die konkreten Anforderungen an den Fahrzeugzustand, die Rückgabeunterlagen und den Rückgabeort sollten nicht erst am Übergabetag geklärt werden. Eine vorherige Prüfung der Vertragsunterlagen schafft Klarheit über die notwendigen Schritte.
Fehlende Schlüssel oder Unterlagen
Bei Firmenfahrzeugen können Schlüssel oder Dokumente über verschiedene Mitarbeiter und Standorte verteilt sein. Eine frühzeitige Bestandsaufnahme hilft dabei, fehlende Bestandteile rechtzeitig zu identifizieren.
Fahrzeugschäden werden erst bei der Rückgabe entdeckt
Ohne vorherige Kontrolle fallen Beschädigungen möglicherweise erst bei der offiziellen Fahrzeugbewertung auf. Eine rechtzeitige Sichtprüfung und Fotodokumentation schaffen eine bessere Informationsgrundlage.
Rückgabeort und Übergabezeit sind nicht eindeutig abgestimmt
Ein Fahrzeug muss nicht nur zum richtigen Termin, sondern auch am richtigen Ort zurückgegeben werden. Unternehmen sollten deshalb die genaue Adresse, den Ansprechpartner und die Übergabezeiten vorab bestätigen lassen.
Nachfolgefahrzeuge werden nicht rechtzeitig eingeplant
Wird ein Firmenwagen zurückgegeben, ohne dass die weitere Mobilität des Mitarbeiters berücksichtigt wurde, können betriebliche Abläufe beeinträchtigt werden. Die Bereitstellung eines Ersatzfahrzeugs sollte deshalb Bestandteil der Rückgabeplanung sein.
Checkliste: Leasingrückgabe für Unternehmen vorbereiten
Die folgende Checkliste hilft Unternehmen dabei, die wichtigsten Schritte vor der Rückgabe eines Leasingfahrzeugs zu überprüfen. Die konkreten Anforderungen können je nach Leasingvertrag und Rücknahmepartner abweichen.
Vertrag und Terminplanung
- Leasingvertrag und Rückgabebedingungen geprüft
- Vertragsende und Rückgabefrist dokumentiert
- Rückgabeort und Ansprechpartner geklärt
- Rückgabetermin abgestimmt
- Vereinbarte Kilometerleistung überprüft
- Nachfolgefahrzeug und weitere Mobilität eingeplant
Fahrzeugzustand
- Karosserie und Lack kontrolliert
- Scheiben und Beleuchtung überprüft
- Innenraum und Kofferraum kontrolliert
- Reifen und Felgen überprüft
- Bekannte technische Auffälligkeiten dokumentiert
- Fahrzeugzustand fotografisch festgehalten
- Erforderliche Maßnahmen mit dem zuständigen Fachbetrieb geklärt
Unterlagen und Ausstattung
- Erforderliche Fahrzeugunterlagen zusammengestellt
- Vorhandene Fahrzeugschlüssel vollständig erfasst
- Vereinbartes Zubehör kontrolliert
- Radsätze und gegebenenfalls Ladekabel berücksichtigt
- Service- und Wartungsnachweise geprüft
- Persönliche Gegenstände entfernt
- Betriebliche Materialien und Geräte entnommen
Organisation der Fahrzeugrückgabe
- Zuständiger Mitarbeiter oder externer Dienstleister festgelegt
- Abholort und Zielort bestätigt
- Abholtermin und Übergabezeit abgestimmt
- Ansprechpartner an den Übergabepunkten informiert
- Fahrzeugüberführung organisiert
- Rückmeldung zur erfolgten Übergabe vereinbart
Leasingrückgabe bei mehreren Fahrzeugen zentral koordinieren
Unternehmen mit einem größeren Fuhrpark sollten die Leasingrückgabe nicht als eine Reihe voneinander unabhängiger Einzelvorgänge behandeln. Sinnvoller ist eine zentrale Koordination, bei der alle anstehenden Fahrzeugrückgaben gemeinsam betrachtet werden.
Dadurch lassen sich Vertragsenden, Rückgabetermine, Fahrzeugnutzer und notwendige Überführungen übersichtlich zusammenführen.
Eine zentrale Übersicht kann beispielsweise folgende Informationen enthalten:
- Fahrzeug und Kennzeichen
- interne Fahrzeugnummer
- Leasinggeber
- Vertragsende
- Rückgabeort
- zuständiger Mitarbeiter
- Vorbereitungsstatus
- geplanter Überführungstermin
- Status der Fahrzeugrückgabe
Auf dieser Grundlage können Fuhrparkverantwortliche erkennen, welche Fahrzeuge bereits vorbereitet sind und bei welchen Rückgaben noch offene Aufgaben bestehen.
Bei wiederkehrenden Leasingrückgaben kann es außerdem sinnvoll sein, einen festen Prozess einzuführen. So werden die einzelnen Schritte nicht bei jeder Fahrzeugrückgabe neu festgelegt.
Welche Aufgaben lassen sich bei der Leasingrückgabe auslagern?
Nicht alle Aufgaben rund um eine Leasingrückgabe müssen von internen Mitarbeitern übernommen werden. Insbesondere die praktischen Fahrzeugbewegungen können bei Bedarf an externe Dienstleister übertragen werden.
Das ist vor allem dann interessant, wenn der Rückgabeort weit vom Unternehmensstandort entfernt liegt oder mehrere Fahrzeuge innerhalb eines kurzen Zeitraums zurückgegeben werden müssen.
Fahrzeugabholung am Unternehmensstandort
Ein externer Dienstleister kann das Leasingfahrzeug am vereinbarten Unternehmensstandort abholen. Dafür werden der Termin, der genaue Standort und die Ansprechpartner vor Ort abgestimmt.
Überführung zum Rückgabeort
Nach der Abholung wird das Fahrzeug zum vereinbarten Rückgabeort überführt. Unternehmen müssen dadurch nicht zwingend einen eigenen Mitarbeiter für die gesamte Strecke einplanen.
Fahrzeugtransfers zwischen Niederlassungen
Wenn sich das Leasingfahrzeug vor der Rückgabe an einem anderen Unternehmensstandort befindet, kann zunächst ein interner oder externer Transfer erforderlich sein. Auch diese Fahrzeugbewegung lässt sich organisatorisch separat planen.
Koordination mehrerer Rückgaben
Bei mehreren Leasingfahrzeugen können Abholungen und Überführungen aufeinander abgestimmt werden. Dadurch entsteht eine zentrale Planung für die praktischen Fahrzeugbewegungen.
Unterstützung bei Fahrzeugwechseln
Wenn ein Leasingfahrzeug durch ein neues Firmenfahrzeug ersetzt wird, können sowohl die Rückführung des bisherigen als auch die Abholung des neuen Fahrzeugs organisiert werden. Die einzelnen Vorgänge lassen sich bei entsprechender Abstimmung miteinander verbinden.
Die vertragliche Abwicklung, die Fahrzeugbewertung und die offizielle Rücknahme bleiben dabei Aufgaben der zuständigen Leasinggesellschaft beziehungsweise des beauftragten Rücknahmepartners, sofern nichts anderes ausdrücklich vereinbart ist.
FAHRZENTRALE: Unterstützung bei Fahrzeugüberführungen und Leasingrückgaben
Die Rückgabe von Firmenfahrzeugen verursacht häufig zusätzlichen organisatorischen Aufwand. Neben der Vorbereitung des Fahrzeugs müssen Unternehmen klären, wie es zum vereinbarten Rückgabeort gelangt und wer die notwendige Überführung übernimmt.
FAHRZENTRALE unterstützt Unternehmen bei ausgewählten Aufgaben rund um Fahrzeuglogistik, Fahrzeugdienstleistungen und Fahrzeugorganisation. Dazu gehören je nach Bedarf auch Fahrzeugbewegungen im Zusammenhang mit Leasingrückgaben und Fahrzeugwechseln.
Unternehmen können beispielsweise folgende Leistungen anfragen:
- Abholung von Leasingfahrzeugen am Unternehmensstandort
- Fahrzeugüberführungen zum vereinbarten Rückgabeort
- Fahrzeugtransfers zwischen verschiedenen Niederlassungen
- Abholung und Zustellung von Nachfolgefahrzeugen
- Organisation wiederkehrender Fahrzeugbewegungen
- Unterstützung bei der Koordination mehrerer Fahrzeugrückgaben
Der konkrete Leistungsumfang wird anhand des jeweiligen Bedarfs abgestimmt. Dabei werden insbesondere die Fahrzeugdaten, Abhol- und Zielorte, gewünschten Termine und Ansprechpartner berücksichtigt.
FAHRZENTRALE übernimmt dabei die vereinbarten operativen Aufgaben rund um die Fahrzeugbewegung. Die vertragliche Rückgabe, die Zustandsbewertung und die weitere Abwicklung mit der Leasinggesellschaft verbleiben grundsätzlich beim Unternehmen beziehungsweise den dafür zuständigen Vertragspartnern.
Fahrzeuglogistik
Die Fahrzeuglogistik umfasst die Überführung von Firmenfahrzeugen zwischen Unternehmensstandorten, Autohäusern, Werkstätten und vereinbarten Rückgabeorten. Dazu gehören auch Abholungen und Zustellungen im Zusammenhang mit auslaufenden Leasingverträgen.
Fahrzeugdienstleistungen
Fahrzeugdienstleistungen unterstützen Unternehmen bei ausgewählten praktischen Aufgaben rund um ihre Firmenfahrzeuge. Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem jeweiligen Auftrag und den betrieblichen Anforderungen.
Fahrzeugorganisation
Die Fahrzeugorganisation umfasst die Abstimmung und Koordination wiederkehrender Abläufe. Dazu gehören beispielsweise die Planung von Fahrzeugwechseln, Abholungen, Zustellungen und Rückführungen im Zusammenhang mit Leasingrückgaben.
Fazit: Eine frühzeitige Planung erleichtert die Leasingrückgabe
Wer eine Leasingrückgabe vorbereiten möchte, sollte sich rechtzeitig mit den vertraglichen Vorgaben, dem Fahrzeugzustand und der organisatorischen Abwicklung beschäftigen. Besonders bei Firmenfahrzeugen müssen neben den Rückgabefristen auch Fahrzeugnutzer, Unterlagen, Ausstattungsbestandteile und die weitere betriebliche Mobilität berücksichtigt werden.
Eine strukturierte Checkliste und eine zentrale Übersicht helfen dabei, alle notwendigen Aufgaben im Blick zu behalten. Unternehmen mit mehreren Leasingfahrzeugen profitieren zusätzlich von einheitlichen Abläufen und klaren Zuständigkeiten.
Auch die Fahrzeugüberführung sollte frühzeitig eingeplant werden. Wenn interne Mitarbeiter nicht für die Rückführung eingesetzt werden sollen, kann ein externer Dienstleister die Abholung und Überführung zum vereinbarten Rückgabeort übernehmen.
FAHRZENTRALE unterstützt Unternehmen bei ausgewählten Fahrzeugbewegungen im Zusammenhang mit Leasingrückgaben und Fahrzeugwechseln. So lassen sich die praktischen Aufgaben rund um die Rückführung von Firmenfahrzeugen bedarfsgerecht organisieren.
Häufige Fragen zur Leasingrückgabe von Firmenfahrzeugen
Wie lange vorher sollte man eine Leasingrückgabe vorbereiten?
Unternehmen sollten die Leasingrückgabe möglichst mehrere Wochen oder Monate vor dem Vertragsende in die Planung aufnehmen. So bleibt ausreichend Zeit, um Vertragsbedingungen zu prüfen, den Fahrzeugzustand zu kontrollieren, Unterlagen zusammenzustellen und die Rückgabe zu organisieren. Maßgeblich sind die konkreten Vertragsbedingungen und Fristen des Leasinggebers.
Was muss man bei der Rückgabe eines Leasingfahrzeugs beachten?
Wichtig sind die Einhaltung des Rückgabetermins, die vertraglichen Vorgaben zum Fahrzeugzustand, die Vollständigkeit der Unterlagen und Ausstattungsbestandteile sowie die Abstimmung des Rückgabeortes. Außerdem sollte das Fahrzeug vor der Übergabe kontrolliert und die Rückführung rechtzeitig organisiert werden.
Welche Unterlagen werden bei einer Leasingrückgabe benötigt?
Welche Unterlagen erforderlich sind, hängt vom Leasingvertrag und den Vorgaben des Rücknahmepartners ab. Dazu können die Zulassungsbescheinigung Teil I, Bordunterlagen, Service- und Wartungsnachweise sowie weitere vereinbarte Dokumente gehören. Unternehmen sollten vorab eine konkrete Liste beim Leasinggeber anfordern.
Muss ein Leasingfahrzeug vor der Rückgabe gereinigt werden?
Eine gründliche Reinigung ist sinnvoll, damit das Fahrzeug bei der Rückgabe gut begutachtet werden kann. Insbesondere Innenraum, Kofferraum und Außenflächen sollten ausreichend sauber sein. Ob darüber hinaus bestimmte Anforderungen gelten, sollte anhand der Rückgaberichtlinien geprüft werden.
Was passiert, wenn ein Leasingfahrzeug bei der Rückgabe Schäden aufweist?
Der Fahrzeugzustand wird im Rahmen der Rückgabe entsprechend den vertraglichen Regelungen und den Bewertungsmaßstäben des Leasinggebers beziehungsweise Rücknahmepartners geprüft. Dabei können Schäden oder übermäßige Gebrauchsspuren berücksichtigt werden. Unternehmen sollten bekannte Beschädigungen vorab dokumentieren und bei Bedarf fachlich prüfen lassen.
Wer darf ein Leasingfahrzeug zurückgeben?
Das Unternehmen sollte vorab mit dem Leasinggeber oder Rücknahmepartner klären, welche Personen zur Fahrzeugübergabe berechtigt sind und welche Unterlagen oder Vollmachten benötigt werden. Das gilt insbesondere dann, wenn ein externer Dienstleister das Fahrzeug überführt oder die formale Übergabe übernehmen soll.
Kann man ein Leasingfahrzeug durch einen externen Dienstleister zurückbringen lassen?
Die Fahrzeugüberführung zum vereinbarten Rückgabeort kann grundsätzlich extern organisiert werden. Ob der Dienstleister auch die formale Rückgabe und die Unterzeichnung von Übergabeunterlagen übernehmen darf, muss gesondert mit dem Leasinggeber oder Rücknahmepartner abgestimmt und entsprechend autorisiert werden.
Wie kann man mehrere Leasingfahrzeuge gleichzeitig zurückgeben?
Bei mehreren Fahrzeugen empfiehlt sich eine zentrale Rückgabeübersicht mit Kennzeichen, Vertragsende, Rückgabeort, Ansprechpartnern und geplanten Terminen. Die einzelnen Rückgaben können anschließend zeitlich aufeinander abgestimmt und die notwendigen Fahrzeugbewegungen gemeinsam geplant werden.
Was sollte bei der Leasingrückgabe von Firmenwagen besonders beachtet werden?
Bei Firmenwagen müssen neben den vertraglichen Rückgabebedingungen auch die internen Abläufe berücksichtigt werden. Dazu gehören die Information der Fahrzeugnutzer, die Entfernung betrieblicher Materialien, die Rückgabe von Schlüsseln und Zubehör sowie die Bereitstellung eines möglichen Nachfolgefahrzeugs.
Wer organisiert die Überführung eines Leasingfahrzeugs?
Die Überführung kann durch einen eigenen Mitarbeiter oder einen externen Fahrzeugdienstleister erfolgen. Unternehmen sollten dabei die Entfernung zum Rückgabeort, den internen Zeitaufwand und die verfügbaren Kapazitäten berücksichtigen.
Wie unterstützt FAHRZENTRALE bei der Leasingrückgabe?
FAHRZENTRALE unterstützt Unternehmen bei ausgewählten Fahrzeugbewegungen im Zusammenhang mit Leasingrückgaben. Dazu gehören je nach Vereinbarung die Abholung von Firmenfahrzeugen, die Überführung zum Rückgabeort sowie weitere Fahrzeugtransfers und Zustellungen im Rahmen eines Fahrzeugwechsels.