In Unternehmen fallen rund um den Fuhrpark zahlreiche operative Aufgaben an. Firmenwagen müssen zwischen Standorten bewegt, Fahrzeuge zur Werkstatt gebracht, nach einem Mitarbeiterwechsel abgeholt oder an einem neuen Einsatzort bereitgestellt werden. Auch die Rückführung nicht mehr benötigter Fahrzeuge und die Organisation einzelner Fahrzeugbewegungen gehören zum betrieblichen Alltag.
Viele dieser Aufgaben werden intern erledigt. Mitarbeiter aus der Fuhrparkverwaltung, dem Office Management, der Niederlassungsleitung oder anderen Abteilungen übernehmen die Fahrten und koordinieren die notwendigen Abläufe. Das verursacht allerdings Arbeitszeit und bindet personelle Kapazitäten, die an anderer Stelle im Unternehmen benötigt werden.
Eine Alternative besteht darin, ausgewählte Fahrzeugaufgaben an einen externen Dienstleister auszulagern. Doch welche Kosten entstehen dabei? Wie werden Fahrzeugdienstleistungen berechnet? Und wann ist es wirtschaftlicher, Aufgaben selbst durchzuführen oder extern zu vergeben?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Die Kosten hängen vom jeweiligen Auftrag, der Entfernung, dem Zeitaufwand, dem Fahrzeugtyp und dem vereinbarten Leistungsumfang ab. Entscheidend ist außerdem, welche internen Kosten durch die Auslagerung tatsächlich entfallen oder reduziert werden können.
Dieser Beitrag zeigt, welche Faktoren die Kosten externer Fahrzeugdienstleistungen beeinflussen, welche Abrechnungsmodelle möglich sind und wie Unternehmen den wirtschaftlichen Nutzen einer Auslagerung realistisch beurteilen können.
Welche Fahrzeugaufgaben können Unternehmen auslagern?
Unter Fahrzeugaufgaben werden verschiedene operative Tätigkeiten verstanden, die im Zusammenhang mit betrieblich genutzten Fahrzeugen anfallen. Dazu gehören insbesondere praktische Fahrzeugbewegungen und ausgewählte Dienstleistungen rund um die Bereitstellung, Abholung und Rückführung von Firmenfahrzeugen.
Unternehmen müssen dafür nicht zwangsläufig einen umfassenden Fuhrparkmanagementvertrag abschließen. Häufig lassen sich einzelne Aufgaben unabhängig voneinander vergeben.
Zu den typischen Leistungen gehören:
- Fahrzeugüberführungen: Überführung von Firmenwagen, Poolfahrzeugen und anderen betrieblich genutzten Fahrzeugen zwischen vereinbarten Standorten.
- Fahrzeugabholungen: Abholung von Fahrzeugen bei Mitarbeitern, Niederlassungen oder anderen vereinbarten Übergabeorten.
- Werkstattfahrten: Überführung von Firmenfahrzeugen zur Werkstatt und Rückführung nach Abschluss der Arbeiten.
- Fahrzeugbereitstellungen: Transport von Fahrzeugen an einen neuen Einsatzort oder zu einem vorgesehenen Nutzer.
- Fahrzeugrückführungen: Rückführung nicht mehr benötigter Firmenwagen an einen vereinbarten Standort.
- Standortwechsel: Bewegung von Fahrzeugen zwischen Niederlassungen und betrieblichen Standorten.
- Unterstützung bei Fahrzeugwechseln: Organisation und Durchführung der erforderlichen Fahrzeugbewegungen beim Austausch von Firmenwagen.
- Operative Fahrzeugorganisation: Abstimmung einzelner Termine, Übergaben und Transportvorgänge im vereinbarten Umfang.
Welche Leistungen tatsächlich ausgelagert werden können, hängt vom Bedarf des Unternehmens und vom Angebot des jeweiligen Dienstleisters ab. Wichtig ist eine klare Abgrenzung zwischen der praktischen Durchführung von Fahrzeugaufgaben und der übergeordneten Fuhrparkverwaltung.
Welche Faktoren bestimmen die Kosten externer Fahrzeugdienstleistungen?
Die Kosten für einen Fahrzeugdienstleister lassen sich nicht allein anhand der gefahrenen Kilometer bestimmen. Je nach Auftrag können mehrere Faktoren in die Kalkulation einfließen.
Wer Fahrzeugaufgaben auslagern möchte, sollte deshalb zunächst verstehen, welche Bestandteile den Preis beeinflussen.
1. Entfernung und Streckenführung
Die Entfernung zwischen Abhol- und Zielort ist ein wesentlicher Kostenfaktor bei Fahrzeugüberführungen und anderen Transportaufgaben. Je länger die Strecke, desto größer ist in der Regel der zeitliche und logistische Aufwand.
Allerdings ist nicht nur die eigentliche Überführungsstrecke relevant. Auch die Anfahrt des Fahrers zum Abholort und die anschließende Rück- oder Weiterfahrt können bei der Preisgestaltung berücksichtigt werden.
Unternehmen sollten deshalb darauf achten, ob ein Angebot lediglich die Strecke zwischen den beiden Fahrzeugstandorten umfasst oder ob sämtliche erforderlichen Fahrten bereits eingerechnet sind.
2. Zeitaufwand und Terminanforderungen
Neben der Entfernung spielt die benötigte Zeit eine wichtige Rolle. Verkehrssituation, Erreichbarkeit der Standorte, Wartezeiten und die Organisation der Übergabe können die Dauer eines Auftrags beeinflussen.
Auch der gewünschte Termin kann für die Kalkulation relevant sein. Eine langfristig planbare Fahrzeugüberführung lässt sich häufig anders organisieren als ein kurzfristiger Auftrag mit einem engen Zeitfenster.
Wenn Unternehmen regelmäßig Fahrzeugbewegungen benötigen, kann es sinnvoll sein, diese frühzeitig zu bündeln und gemeinsam mit dem Dienstleister zu planen.
3. Fahrzeugtyp und Fahrzeugklasse
Auch das zu überführende Fahrzeug kann Einfluss auf die Kosten haben. Ein gewöhnlicher Firmenwagen stellt andere Anforderungen als ein großer Transporter oder ein Fahrzeug mit besonderen betrieblichen Vorgaben.
Bei der Anfrage sollten Unternehmen deshalb möglichst genaue Angaben machen. Dazu gehören Fahrzeugtyp, Modell, Abmessungen und gegebenenfalls besondere Hinweise zur Nutzung oder Fahrzeugbereitstellung.
4. Abhol- und Zielort
Die örtlichen Gegebenheiten können den Aufwand einer Fahrzeugdienstleistung beeinflussen. Dazu gehören beispielsweise die Erreichbarkeit des Standorts, die Zufahrtsmöglichkeiten und die Verfügbarkeit eines Ansprechpartners.
Wenn ein Fahrzeug an einem Unternehmensstandort, bei einem Mitarbeiter oder an einer Werkstatt abgeholt werden soll, müssen die jeweiligen Übergabebedingungen vorab geklärt werden.
5. Umfang der vereinbarten Leistung
Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor ist die Frage, welche Aufgaben der Dienstleister tatsächlich übernehmen soll.
Eine einfache Fahrzeugüberführung ist anders zu kalkulieren als ein Auftrag, bei dem zusätzlich mehrere Abholungen, Übergaben oder Rückführungen koordiniert werden müssen.
Je genauer der Leistungsumfang beschrieben wird, desto besser lassen sich Angebote vergleichen und mögliche Zusatzkosten vermeiden.
6. Häufigkeit und Regelmäßigkeit der Aufträge
Unternehmen mit regelmäßigem Bedarf haben andere organisatorische Voraussetzungen als Firmen, die nur gelegentlich eine Fahrzeugüberführung benötigen.
Bei wiederkehrenden Aufträgen kann eine abgestimmte Zusammenarbeit mit festen Abläufen sinnvoll sein. Ob dadurch günstigere Konditionen möglich sind, hängt von der konkreten Planung, dem Auftragsvolumen und der Vereinbarung mit dem Dienstleister ab.
Welche Abrechnungsmodelle gibt es bei Fahrzeugdienstleistern?
Externe Fahrzeugdienstleistungen können je nach Anbieter und Leistungsumfang unterschiedlich abgerechnet werden. Für Unternehmen ist es wichtig, das passende Modell für den eigenen Bedarf zu wählen.
Grundsätzlich kommen mehrere Varianten infrage.
Abrechnung pro Fahrzeugüberführung
Bei diesem Modell wird jede Fahrzeugbewegung einzeln berechnet. Das Unternehmen erhält einen Preis für den vereinbarten Auftrag, beispielsweise für die Überführung eines Firmenwagens von einer Niederlassung zu einem anderen Standort.
Diese Abrechnung eignet sich besonders für Unternehmen mit gelegentlichem oder schwankendem Bedarf. Es entsteht keine laufende Verpflichtung für Leistungen, die möglicherweise nicht benötigt werden.
Wichtig ist, dass vorab geklärt wird, welche Bestandteile im Einzelpreis enthalten sind. Dazu können die Anfahrt, die eigentliche Überführung, die Rückfahrt und die vereinbarte Übergabedokumentation gehören.
Abrechnung nach Aufwand
Bei bestimmten Fahrzeugdienstleistungen kann eine Abrechnung nach dem tatsächlichen Zeit- oder Arbeitsaufwand vereinbart werden. Das ist insbesondere dann denkbar, wenn sich der Umfang eines Auftrags im Voraus nicht vollständig bestimmen lässt.
Unternehmen sollten bei diesem Modell darauf achten, dass die Berechnungsgrundlage transparent festgelegt ist. Dazu gehören beispielsweise der zugrunde gelegte Stundensatz, mögliche Fahrtkosten und die Abrechnung von Wartezeiten.
Pauschalpreise für wiederkehrende Leistungen
Wenn ein Unternehmen regelmäßig ähnliche Fahrzeugbewegungen benötigt, kann eine Pauschalvereinbarung sinnvoll sein. Dabei wird für einen klar definierten Leistungsumfang ein fester Preis vereinbart.
Voraussetzung ist, dass die wiederkehrenden Aufgaben ausreichend genau beschrieben werden können. Dazu gehören die typischen Strecken, die Anzahl der Fahrzeuge, die gewünschten Zeitfenster und die jeweiligen Übergabebedingungen.
Ein Pauschalpreis schafft eine bessere Planbarkeit, sofern der tatsächliche Leistungsumfang mit der Vereinbarung übereinstimmt.
Rahmenvereinbarung für regelmäßige Fahrzeugaufgaben
Unternehmen mit einem kontinuierlichen Bedarf können mit einem Dienstleister eine Rahmenvereinbarung treffen. Darin werden beispielsweise grundsätzliche Abläufe, Ansprechpartner, Beauftragungswege und Abrechnungsbedingungen festgelegt.
Die einzelnen Fahrzeugbewegungen werden anschließend nach Bedarf abgerufen und entsprechend den vereinbarten Konditionen abgerechnet.
Eine solche Vereinbarung ist besonders interessant, wenn verschiedene Niederlassungen oder mehrere Abteilungen regelmäßig externe Fahrzeugdienstleistungen benötigen.
Was kostet es, Fahrzeugaufgaben intern zu erledigen?
Um die Kosten einer externen Beauftragung beurteilen zu können, müssen Unternehmen zunächst wissen, welche Aufwendungen bei der internen Durchführung entstehen.
Häufig werden Fahrzeugaufgaben von Mitarbeitern übernommen, die dafür nicht ausschließlich zuständig sind. Dazu gehören beispielsweise Fuhrparkverantwortliche, Mitarbeiter aus dem Office Management, Niederlassungsleiter oder Beschäftigte aus anderen Abteilungen.
Die internen Kosten sind deshalb nicht immer unmittelbar sichtbar. Sie verteilen sich auf verschiedene Tätigkeiten und Kostenstellen.
Zu berücksichtigen sind insbesondere:
- Personalkosten: Arbeitszeit der Mitarbeiter für die eigentliche Fahrzeugbewegung.
- Anfahrtskosten: Aufwand für die Fahrt zum Abholort.
- Rückfahrten: Kosten und Zeit für die Rückkehr zum Ausgangspunkt oder zum nächsten Einsatzort.
- Reisekosten: Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel, Taxi oder andere notwendige Verkehrsmittel.
- Wartezeiten: Zeitaufwand bei verspäteter Fahrzeugbereitstellung oder verzögerten Übergaben.
- Organisation: Arbeitszeit für Terminabstimmungen, Informationen und die Koordination der Beteiligten.
- Vertretungsaufwand: Mögliche Mehrbelastung anderer Mitarbeiter während der Abwesenheit.
Besonders relevant ist der interne Stundensatz. Dabei sollte nicht nur das ausgezahlte Gehalt betrachtet werden. Für eine betriebswirtschaftliche Kalkulation ist ein geeigneter interner Kostensatz sinnvoll, der die tatsächlichen Personalkosten und gegebenenfalls weitere Arbeitgeberkosten berücksichtigt.
Die interne Durchführung ist also nicht kostenlos, nur weil kein externer Dienstleister bezahlt wird.
Rechenbeispiel: Interne Fahrzeugaufgaben oder externer Dienstleister?
Ein vereinfachtes Beispiel zeigt, wie Unternehmen die Kosten einer externen Fahrzeugdienstleistung mit dem internen Aufwand vergleichen können.
Ein Unternehmen möchte einen Firmenwagen zwischen zwei Standorten überführen. Die interne Durchführung wird von einem Mitarbeiter übernommen. Für die Kalkulation gelten folgende beispielhafte Annahmen:
- Arbeitszeit für Anfahrt, Überführung und Rückfahrt: 4 Stunden
- Interner kalkulatorischer Stundensatz: 35 Euro
- Zusätzliche Fahrt- und Reisekosten: 25 Euro
- Organisatorischer Aufwand: 30 Minuten
Die daraus entstehenden internen Kosten lassen sich folgendermaßen berechnen:
| Kostenposition | Berechnung | Kosten |
|---|---|---|
| Arbeitszeit für die Durchführung | 4 Stunden × 35 Euro | 140 Euro |
| Zusätzliche Fahrt- und Reisekosten | Beispielannahme | 25 Euro |
| Organisatorischer Aufwand | 0,5 Stunden × 35 Euro | 17,50 Euro |
| Gesamtkosten intern | 182,50 Euro |
In diesem Beispiel kostet die interne Durchführung rechnerisch 182,50 Euro. Das ist der Vergleichswert für ein externes Angebot mit einem gleichwertigen Leistungsumfang.
Liegt das Angebot eines Dienstleisters unter diesem Betrag, kann die externe Beauftragung bereits auf Basis der direkten Kosten wirtschaftlich interessant sein. Liegt es darüber, muss zusätzlich betrachtet werden, welchen Nutzen die frei werdende Arbeitszeit für das Unternehmen hat.
Die Beispielrechnung ist keine allgemeingültige Preisangabe. Die tatsächlichen Kosten hängen von den individuellen Personalkosten, Strecken, Abläufen und Leistungsanforderungen ab.
Wie viel kostet die Auslagerung mehrerer Fahrzeugaufgaben?
Bei Unternehmen mit mehreren Firmenwagen oder Standorten sollte nicht nur eine einzelne Fahrzeugbewegung betrachtet werden. Häufig entsteht der eigentliche Aufwand durch die Summe vieler kleiner Aufgaben.
Ein Unternehmen muss beispielsweise regelmäßig:
- Firmenwagen zwischen Niederlassungen bewegen,
- Fahrzeuge bei Mitarbeitern abholen,
- Firmenwagen zur Werkstatt bringen,
- Fahrzeuge nach Werkstattterminen zurückführen,
- Poolfahrzeuge an anderen Standorten bereitstellen,
- nicht mehr benötigte Fahrzeuge zurückführen.
Wenn jede dieser Aufgaben intern organisiert wird, entsteht ein wiederkehrender Zeitbedarf. Die Fuhrparkverwaltung muss Termine abstimmen, Mitarbeiter einteilen und die Durchführung kontrollieren.
Bei einer externen Lösung können Unternehmen einzelne Aufträge oder regelmäßig wiederkehrende Aufgaben vergeben. Die Kosten ergeben sich aus der Anzahl der Aufträge und den jeweils vereinbarten Preisen.
Für eine erste Einschätzung empfiehlt sich eine einfache Monatsbetrachtung. Dabei werden die Anzahl der Fahrzeugbewegungen, der durchschnittliche interne Aufwand und die möglichen externen Dienstleistungskosten gegenübergestellt.
Wann lohnt sich das Auslagern von Fahrzeugaufgaben wirtschaftlich?
Die Auslagerung von Fahrzeugaufgaben lohnt sich nicht automatisch. Sie ist besonders dann interessant, wenn die interne Durchführung unverhältnismäßig viel Zeit beansprucht oder vorhandene Mitarbeiter für andere betriebliche Aufgaben benötigt werden.
Folgende Situationen sprechen dafür, externe Fahrzeugdienstleistungen zu prüfen:
Wenn Mitarbeiter regelmäßig lange unterwegs sind
Wenn ein Mitarbeiter mehrere Stunden für eine Fahrzeugüberführung benötigt, entstehen nicht nur Fahrtkosten. Auch die reguläre Arbeit bleibt während dieser Zeit liegen oder muss von anderen Beschäftigten übernommen werden.
Bei längeren Strecken kann es deshalb sinnvoll sein, die praktische Fahrzeugbewegung extern durchführen zu lassen.
Wenn viele Standorte beteiligt sind
Unternehmen mit mehreren Niederlassungen müssen Fahrzeuge häufig zwischen unterschiedlichen Standorten bewegen. Je nach Entfernung und Häufigkeit der Vorgänge kann die interne Koordination aufwendig werden.
Ein externer Dienstleister kann einzelne Fahrzeugbewegungen übernehmen und damit die internen Abläufe ergänzen.
Wenn der Bedarf regelmäßig schwankt
In manchen Unternehmen fallen Fahrzeugaufgaben nicht gleichmäßig an. Während bestimmter Phasen müssen mehrere Fahrzeuge bewegt werden, in anderen Zeiträumen besteht kaum Bedarf.
Eine vollständig interne Lösung kann dann zu Kapazitätsproblemen führen. Eine externe Beauftragung ermöglicht es, zusätzliche Unterstützung bei Bedarf anzufragen, ohne dafür dauerhaft eigene Kapazitäten vorhalten zu müssen.
Wenn die Fuhrparkverwaltung entlastet werden soll
Fuhrparkverantwortliche übernehmen häufig zahlreiche administrative und organisatorische Aufgaben. Wenn sie zusätzlich regelmäßig Fahrzeuge bewegen müssen, fehlt Zeit für andere Tätigkeiten.
Durch die Auslagerung ausgewählter operativer Aufgaben kann die interne Fuhrparkverwaltung ihre Arbeitszeit stärker auf Planung, Koordination und Verwaltung konzentrieren.
Wenn kurzfristig zusätzliche Kapazitäten benötigt werden
Bei ungeplanten Fahrzeugbewegungen oder personellen Engpässen kann ein externer Dienstleister eine ergänzende Lösung sein. Voraussetzung ist, dass der Anbieter den gewünschten Auftrag zum benötigten Zeitpunkt übernehmen kann.
Welche Fahrzeugaufgaben sollten Unternehmen besonders häufig auslagern?
Nicht jede Aufgabe rund um den Fuhrpark eignet sich gleichermaßen für eine externe Vergabe. Besonders interessant sind Tätigkeiten, die klar abgegrenzt werden können und bei denen die praktische Durchführung einen erheblichen Zeitaufwand verursacht.
Fahrzeugüberführungen zwischen Standorten
Die Überführung von Firmenwagen zwischen Niederlassungen ist eine typische externe Fahrzeugdienstleistung. Sie lässt sich anhand von Abholort, Zielort, Fahrzeugdaten und Termin konkret beschreiben.
Wenn Mitarbeiter für solche Fahrten regelmäßig längere Strecken zurücklegen müssen, kann die externe Durchführung eine wirtschaftliche Alternative darstellen.
Fahrzeugabholungen bei Mitarbeitern
Wenn ein Firmenwagen nach einem Mitarbeiterwechsel oder einer anderen betrieblichen Veränderung zurückgeführt werden muss, kann die Abholung extern organisiert werden.
Die Abstimmung mit dem bisherigen Nutzer, die Bereitstellung des Fahrzeugs und die Schlüsselübergabe müssen dabei klar geregelt sein.
Werkstattfahrten und Rückführungen
Werkstatttermine verursachen häufig zusätzliche Wege. Ein Mitarbeiter muss das Fahrzeug zur Werkstatt bringen oder nach Abschluss der Arbeiten wieder abholen.
Wenn solche Fahrten regelmäßig anfallen, kann eine externe Durchführung die interne Organisation entlasten. Die technischen Arbeiten selbst bleiben Aufgabe der Werkstatt.
Fahrzeugwechsel und Rückführungen
Bei einem Fahrzeugwechsel müssen alte und neue Firmenwagen häufig an unterschiedlichen Orten bewegt werden. Je nach Ablauf können mehrere Abholungen, Überführungen und Bereitstellungen erforderlich sein.
Die Auslagerung dieser operativen Schritte kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn mehrere Fahrzeuge innerhalb eines kurzen Zeitraums ausgetauscht werden.
Einzelauftrag oder langfristige Zusammenarbeit: Was ist wirtschaftlicher?
Unternehmen können Fahrzeugaufgaben einzeln vergeben oder eine längerfristige Zusammenarbeit mit einem Dienstleister vereinbaren. Welche Variante besser geeignet ist, hängt vor allem von der Häufigkeit und Planbarkeit des Bedarfs ab.
Einzelaufträge bei gelegentlichem Bedarf
Wenn nur gelegentlich ein Firmenwagen überführt oder abgeholt werden muss, ist die Vergabe einzelner Aufträge häufig die einfachste Lösung.
Das Unternehmen fragt die gewünschte Leistung an, stimmt die Rahmenbedingungen ab und beauftragt den konkreten Vorgang. Es entstehen keine laufenden Kosten für nicht benötigte Leistungen, sofern keine gesonderte Grundgebühr oder Mindestabnahme vereinbart ist.
Regelmäßige Zusammenarbeit bei wiederkehrendem Bedarf
Wenn Fahrzeugbewegungen regelmäßig anfallen, kann eine Rahmenvereinbarung Vorteile bei der Organisation bieten. Ansprechpartner, Beauftragungswege und grundlegende Abläufe lassen sich einmalig abstimmen.
Dadurch müssen wiederkehrende Vorgänge nicht jedes Mal vollständig neu organisiert werden. Ob sich zusätzlich bessere Konditionen vereinbaren lassen, hängt vom Auftragsvolumen und den konkreten Rahmenbedingungen ab.
Flexible Zusammenarbeit bei schwankendem Bedarf
Für Unternehmen mit unregelmäßigen Fahrzeugbewegungen kann eine flexible Zusammenarbeit sinnvoll sein. Dabei werden Leistungen bei Bedarf abgerufen, ohne dass ein festes monatliches Auftragsvolumen vorausgesetzt wird.
Vor der Vereinbarung sollten Unternehmen klären, welche Reaktionszeiten möglich sind und ob für kurzfristige Aufträge besondere Konditionen gelten.
Wie Unternehmen Angebote für Fahrzeugdienstleistungen richtig vergleichen
Ein günstiger Angebotspreis bedeutet nicht automatisch, dass ein Dienstleister auch die wirtschaftlichste Lösung bietet. Entscheidend ist, ob die angebotene Leistung vollständig zu den betrieblichen Anforderungen passt.
Bei der Angebotsprüfung sollten Unternehmen deshalb mehrere Punkte berücksichtigen:
- Leistungsumfang: Welche konkreten Fahrzeugaufgaben werden übernommen?
- Preisstruktur: Erfolgt die Abrechnung pro Auftrag, nach Aufwand oder auf Basis einer Pauschale?
- Anfahrtskosten: Sind die Wege zum Abholort bereits berücksichtigt?
- Rückfahrten: Wie werden Rück- und Anschlussfahrten kalkuliert?
- Wartezeiten: Welche Regelungen gelten bei Verzögerungen?
- Zusatzleistungen: Welche Tätigkeiten werden separat berechnet?
- Terminplanung: Welche Vorlaufzeiten sind erforderlich?
- Dokumentation: Welche Informationen werden bei der Übernahme und Übergabe festgehalten?
- Verantwortlichkeiten: Welche Aufgaben verbleiben beim Unternehmen?
- Abrechnung: Wie werden einzelne Aufträge dokumentiert und abgerechnet?
Ein vergleichbares Angebot sollte immer auf derselben Aufgabenbeschreibung beruhen. Nur dann können Unternehmen beurteilen, welcher Anbieter das beste Verhältnis zwischen Kosten und Leistungsumfang bietet.
Welche Risiken und Zusatzkosten sollten Unternehmen beachten?
Bei der Auslagerung von Fahrzeugaufgaben sollten Unternehmen nicht ausschließlich auf den vereinbarten Grundpreis achten. Auch mögliche Zusatzkosten und organisatorische Risiken müssen berücksichtigt werden.
Vor der Beauftragung empfiehlt sich eine Klärung folgender Punkte:
- Unklare Leistungsabgrenzung: Nicht eindeutig beschriebene Aufgaben können zu zusätzlichen Abstimmungen oder Kosten führen.
- Wartezeiten: Verzögerungen bei der Fahrzeugbereitstellung können zusätzlichen Aufwand verursachen.
- Kurzfristige Änderungen: Terminverschiebungen oder geänderte Abholorte können Auswirkungen auf die Kalkulation haben.
- Zusätzliche Fahrten: Nicht eingeplante An- oder Rückfahrten sollten vorab hinsichtlich ihrer Abrechnung geklärt werden.
- Übergabebedingungen: Fehlende Schlüssel, nicht erreichbare Ansprechpartner oder nicht bereitgestellte Fahrzeuge können den Ablauf verzögern.
- Versicherung und Verantwortlichkeit: Die Bedingungen für die Fahrzeugübernahme und die Durchführung der Fahrt sollten vorab geklärt werden.
- Ausfall oder Verzögerung: Unternehmen sollten wissen, wie der Dienstleister bei unvorhergesehenen Problemen kommuniziert und welche Alternativen bestehen.
Eine klare Leistungsbeschreibung und abgestimmte Abläufe helfen dabei, zusätzliche Aufwände zu vermeiden und die Kosten besser planbar zu machen.
Fahrzeugaufgaben auslagern, ohne die Kontrolle über den Fuhrpark zu verlieren
Die Auslagerung operativer Fahrzeugaufgaben bedeutet nicht, dass Unternehmen die Verantwortung für ihren Fuhrpark vollständig abgeben müssen. Die übergeordnete Organisation kann weiterhin intern bleiben.
Die Fuhrparkverwaltung entscheidet beispielsweise, wann ein Fahrzeug bewegt werden soll, welcher Standort das Fahrzeug benötigt und welche Termine einzuhalten sind. Der externe Dienstleister übernimmt anschließend die konkret vereinbarte praktische Durchführung.
Diese Aufgabenteilung ermöglicht eine klare Trennung zwischen interner Steuerung und externer Ausführung.
Ein mögliches Organisationsmodell sieht folgendermaßen aus:
- Unternehmen: Legt den Bedarf fest, stellt die erforderlichen Informationen bereit und koordiniert die internen Ansprechpartner.
- Externer Dienstleister: Übernimmt die vereinbarten Fahrzeugbewegungen und dokumentiert die Durchführung im abgestimmten Umfang.
- Werkstatt oder anderer Leistungspartner: Übernimmt gesonderte technische oder vertragliche Aufgaben, sofern diese zum jeweiligen Vorgang gehören.
Dadurch können Unternehmen operative Tätigkeiten auslagern, während wichtige Entscheidungen und die Verantwortung für die interne Fuhrparkorganisation im Unternehmen verbleiben.
Fahrzeugdienstleistungen mit FAHRZENTRALE organisieren
Wenn regelmäßig Fahrzeuge bewegt, abgeholt oder zurückgeführt werden müssen, kann die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister die interne Fuhrparkorganisation sinnvoll ergänzen.
FAHRZENTRALE unterstützt Unternehmen bei operativen Fahrzeugbewegungen und ausgewählten Fahrzeugdienstleistungen. Je nach Bedarf können einzelne Aufträge angefragt oder wiederkehrende Aufgaben abgestimmt werden.
Zum möglichen Leistungsumfang gehören:
- Fahrzeugüberführungen: Überführung von Firmenwagen und anderen betrieblich genutzten Fahrzeugen zwischen vereinbarten Standorten.
- Fahrzeugabholungen: Abholung von Firmenfahrzeugen bei Mitarbeitern, Niederlassungen oder anderen vereinbarten Übergabeorten.
- Werkstatttransfers: Überführung von Fahrzeugen zur Werkstatt und Rückführung nach Abschluss der technischen Arbeiten.
- Fahrzeugbereitstellungen: Transport von Firmenwagen an einen neuen Einsatzort oder zu einem vorgesehenen Nutzer.
- Fahrzeugrückführungen: Rückführung nicht mehr benötigter Fahrzeuge an einen vereinbarten Standort.
- Unterstützung bei Fahrzeugwechseln: Durchführung der erforderlichen Fahrzeugbewegungen im Rahmen eines Austauschs.
Der konkrete Leistungsumfang wird vor der Beauftragung abgestimmt. Dazu gehören die Fahrzeugdaten, die Abhol- und Zielorte, der gewünschte Termin sowie die erforderlichen Übergaben.
Unternehmen können dadurch gezielt einzelne operative Aufgaben auslagern, ohne ihre gesamte Fuhrparkverwaltung neu organisieren zu müssen.
Sie möchten wissen, welche Kosten bei der Auslagerung Ihrer Fahrzeugaufgaben entstehen? Beschreiben Sie FAHRZENTRALE Ihren Bedarf und lassen Sie die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit abstimmen.
Fazit: Die Kosten der Auslagerung müssen mit dem internen Aufwand verglichen werden
Was es kostet, Fahrzeugaufgaben an einen Dienstleister auszulagern, hängt vom konkreten Leistungsumfang ab. Entfernung, Fahrzeugtyp, Terminanforderungen, Anfahrten und die Häufigkeit der Aufträge beeinflussen die Kalkulation.
Für Unternehmen ist jedoch nicht allein der externe Angebotspreis entscheidend. Auch die internen Kosten müssen vollständig berücksichtigt werden. Dazu gehören Personalkosten, Arbeitszeit, Reisekosten, Wartezeiten und der organisatorische Aufwand.
Eine externe Fahrzeugdienstleistung kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn Mitarbeiter durch wiederkehrende Fahrzeugbewegungen gebunden werden oder die interne Durchführung unverhältnismäßig viel Zeit beansprucht.
Besonders bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder regelmäßigem Fahrzeugwechsel lohnt es sich, die bestehenden Abläufe zu überprüfen. Häufig ist nicht die vollständige Auslagerung aller Aufgaben notwendig. Schon die gezielte Vergabe einzelner Fahrzeugüberführungen und Abholungen kann die interne Organisation entlasten.
Die wirtschaftlichste Lösung entsteht, wenn Unternehmen den tatsächlichen Aufwand kennen, den Leistungsumfang klar definieren und externe Angebote mit den vollständigen internen Kosten vergleichen.
Häufige Fragen zu den Kosten externer Fahrzeugdienstleistungen
Was kostet ein externer Fahrzeugdienstleister?
Die Kosten hängen von der jeweiligen Aufgabe, der Entfernung, dem Fahrzeugtyp, dem Zeitaufwand und dem vereinbarten Leistungsumfang ab. Eine einzelne Fahrzeugüberführung wird anders kalkuliert als eine regelmäßig wiederkehrende Dienstleistung. Für eine belastbare Einschätzung ist ein konkretes Angebot erforderlich.
Wie werden Fahrzeugdienstleistungen abgerechnet?
Je nach Anbieter und Auftrag kommen Einzelpreise pro Fahrzeugbewegung, eine Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand, Pauschalpreise oder Rahmenvereinbarungen infrage. Welche Variante geeignet ist, hängt von der Häufigkeit und Planbarkeit des Bedarfs ab.
Lohnt es sich, Fahrzeugaufgaben auszulagern?
Eine Auslagerung kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn interne Mitarbeiter regelmäßig viel Zeit für Fahrzeugüberführungen, Abholungen oder Werkstattfahrten aufwenden. Entscheidend ist der Vergleich zwischen den vollständigen internen Prozesskosten und den Kosten des externen Dienstleisters.
Welche Fahrzeugaufgaben können Unternehmen auslagern?
Typische Beispiele sind Fahrzeugüberführungen, Abholungen bei Mitarbeitern, Werkstatttransfers, Fahrzeugbereitstellungen, Rückführungen und operative Unterstützung bei Fahrzeugwechseln. Der konkrete Leistungsumfang muss mit dem Dienstleister abgestimmt werden.
Ist eine Auslagerung auch für kleine Fuhrparks sinnvoll?
Ja. Auch Unternehmen mit wenigen Firmenwagen können einzelne Fahrzeugaufgaben extern vergeben. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn ein Mitarbeiter für eine einzelne Überführung mehrere Stunden unterwegs wäre oder intern keine geeigneten Kapazitäten zur Verfügung stehen.
Welche Kosten entstehen bei einer internen Fahrzeugüberführung?
Zu berücksichtigen sind die Arbeitszeit des Mitarbeiters, die Anfahrt zum Abholort, die eigentliche Überführung, die Rückfahrt, Reisekosten und der organisatorische Aufwand. Auch Wartezeiten und mögliche Auswirkungen auf andere Tätigkeiten sollten in die Kalkulation einfließen.
Kann man Fahrzeugdienstleistungen auch nur bei Bedarf beauftragen?
Ja. Unternehmen können einzelne Fahrzeugüberführungen oder andere vereinbarte Fahrzeugaufgaben unabhängig voneinander anfragen. Eine laufende Zusammenarbeit ist nicht grundsätzlich erforderlich. Etwaige Mindestauftragswerte oder Grundgebühren sollten vorab geklärt werden.
Sind Rahmenverträge für Fahrzeugdienstleistungen sinnvoll?
Bei regelmäßigem Bedarf kann eine Rahmenvereinbarung die Zusammenarbeit erleichtern. Wiederkehrende Abläufe, Ansprechpartner, Beauftragungswege und Abrechnungsbedingungen lassen sich vorab festlegen. Ob auch Preisvorteile möglich sind, hängt von der konkreten Vereinbarung ab.
Welche Informationen benötigt ein Fahrzeugdienstleister für ein Angebot?
In der Regel werden Angaben zum Fahrzeug, zum Abholort, zum Zielort, zum gewünschten Termin und zu den Übergabebedingungen benötigt. Bei wiederkehrenden Aufträgen sind außerdem Informationen zur Häufigkeit und zum typischen Umfang der Fahrzeugbewegungen hilfreich.
Übernimmt ein Fahrzeugdienstleister auch die Fuhrparkverwaltung?
Das hängt vom jeweiligen Leistungsangebot ab. Eine operative Fahrzeugdienstleistung umfasst nicht automatisch die Verwaltung von Leasingverträgen, Versicherungen, Fahrzeugdaten oder Nutzerzuordnungen. Unternehmen sollten deshalb genau festlegen, welche Aufgaben extern übernommen werden sollen.
Was ist der Unterschied zwischen Fahrzeuglogistik und Fuhrparkmanagement?
Fahrzeuglogistik umfasst insbesondere die praktische Organisation und Durchführung von Fahrzeugbewegungen zwischen verschiedenen Standorten. Fuhrparkmanagement beschäftigt sich dagegen mit der übergeordneten Verwaltung und Steuerung des Fahrzeugbestands. Beide Bereiche können zusammenarbeiten, haben aber unterschiedliche Aufgaben.
Welche Vorteile hat die Auslagerung einzelner Fahrzeugaufgaben?
Unternehmen können interne Mitarbeiter entlasten, zusätzliche Durchführungskapazitäten nutzen und wiederkehrende Fahrzeugbewegungen bedarfsgerecht vergeben. Gleichzeitig bleibt die übergeordnete Fuhrparkorganisation weiterhin im Unternehmen, sofern keine anderen Vereinbarungen getroffen werden.
Wie kann FAHRZENTRALE Unternehmen bei Fahrzeugaufgaben unterstützen?
FAHRZENTRALE unterstützt Unternehmen bei vereinbarten Fahrzeugüberführungen, Abholungen, Rückführungen und weiteren operativen Fahrzeugdienstleistungen. Welche Aufgaben übernommen werden können, wird anhand des konkreten Bedarfs und der jeweiligen Rahmenbedingungen abgestimmt.